Je kent het vast wel, je drukt op de verzendknoppen in Outlook en op datzelfde moment denk je ‘shit, die mail was nog niet af!’ of ‘oh, bijlage vergeten!’ De grap is dat je dat vaak erger vindt dan de ontvanger van je bericht, zeker als die je goed kent.
Maar als het om een belangrijke klant of zakelijke relatie gaat wil je dit soort situaties natuurlijk voorkomen. In dit blog vertellen we je hoe je een verzonden e-mail het Outlook kunt terughalen.
Zo haal je een verzonden e-mail uit Outlook terug
- Open Outlook en ga naar je verzonden berichten
- Dubbelklik op het bericht dat je wilt terughalen
- Ga in het menu naar ‘Acties’ en kies voor ‘Dit bericht intrekken’
- Kies voor ‘Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen’ of ‘Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht’. Klik vervolgens op ‘ok’.
Wat als de ontvanger je e-mail al heeft geopend?
Dan is het terughalen van je mail uit Outlook niet meer mogelijk. En zoals je weet hebben veel mensen de gehele dag hun inbox openstaan. De kans is dus groot dat een verzonden bericht snel wordt gelezen. Wanneer je dus per ongeluk een e-mail in Outlook hebt verzonden en die wilt terughalen, is snel handelen belangrijk. Even een ICT bedrijf om hulp bellen of Googelen duurt te lang.
Dat wordt lastiger als je de mail aan meerdere mensen hebt verstuurd. De kans dat je het bericht dan nog terug kunt halen is vrij klein. Het terughalen van e-mailberichten in Outlook is dus met name mogelijk als je direct opmerkt dat de mail niet verzonden had moeten worden en dat het bericht slechts aan één persoon was gericht.
Andere tips om het verzenden van ‘verkeerde’ e-mails te voorkomen
De belangrijkste tip is om eerst het e-mailbericht te schrijven en bijlagen toe te voegen voordat je ontvangers toevoegt. Daarnaast is het aan te raden om altijd je bericht te controleren voordat je op de verzendknop drukt.
Veel mensen doen dit niet omdat ze het te druk hebben. Met als gevolg dat je e-mails verstuurd met taalfouten, typefouten, bijlages vergeten, verkeerde bijlages toevoegt, enzovoort. Als het een keertje gebeurt is dat dit niet zo erg. Maar als het vaak voorkomt kunnen mensen dat als slordig en irritant ervaren. Neem dus even rustig de tijd om je e-mail te controleren voordat je op de verzendknop drukt.
Omgaan met bijlages
Zeker wanneer je offline werkt, dus niet in de cloud, is het delen van bijlages via de e-mail niet altijd gewenst. Wanneer je een bijlage namelijk hebt verzonden kan de andere persoon er blijvend over beschikken.
Wanneer je in de cloud werkt is dat niet het geval. Je kunt immers de link van het bestand aanpassen of de toegang voor personen intrekken. Op die manier heb je dus veel betere controle over wie welke data heeft. Zeker in het kader van de AVG-wetgeving is dat belangrijk. Maar ook als die wetgeving er niet was geweest is het fijn om te weten dat de data van je bedrijf niet bij Jan en alleman rondslingert.
Werk je nog niet in de cloud en wil je overstappen? Zoek dan bij jou in de regio naar een ICT bedrijf dat de overstap voor je kan regelen. Ga naar Google en zoek op ‘ICT bedrijf = [plaatsnaam]’. Dus als je in Rotterdam gevestigd bent, zoek dan op ‘ICT bedrijf Regio Rotterdam’. Succes!
